Warum Priorisierungsmethoden mit ein paar festen Kategorien oft scheitert
Viele gängige Priorisierungsmethoden basieren auf einem System mit 3,4 oder 5 festen Kategorien, die Aufgaben je nach ihrer Wichtigkeit oder Dringlichkeit einordnen: unwichtig, etwas wichtiger, mittelmäßig wichtig, wichtiger, ganz wichtig und natürlich: wirklich wichtig! Ich habe dabei aber oft gemerkt, dass ich mit diesen Methoden schnell an die Grenzen der jeweiligen Skala stoße, da sie keine feingranulare Differenzierung der Aufgaben ermöglichen.
Diese festen Kategorien bei Priorisierungsmethoden sind oft wie ein zu enges Korsett – die Priorisierung ist schwierig und führt nicht zum gewünschten Ergebnis: Mehr Übersicht und feine Abstufungen für eine klare Reihenfolge für die anstehenden Aufgaben..
Das Alphabetische Priorisierungsprinzip
Auf Basis des uns allen bekannten Alphabets nutze ich bei anstehenden Priorisierungen von Teilaufgaben in einem Projekt das Alphabet als Skala. Die erste Aufgabe wird dabei in der Mitte, bei M, platziert. Von dort aus wird jede weitere Aufgabe danach bewertet, ob sie wichtiger oder weniger wichtig als die vorherige ist und wie weit der Abstand zu M ist.
- Startpunkt bei M: Die neutrale Platzierung der ersten Aufgabe bei M ermöglicht eine ausgeglichene Ausgangslage, ohne voreingenommene Bewertungen.
- Bewertung der Aufgaben: Jede weitere Aufgabe wird dann anhand ihrer Bedeutung im Kontext des Gesamtprojekts eingeordnet. Wichtige Aufgaben rücken näher zu A, dem Anfang des Alphabets, unwichtigere näher zu Z, dem Ende des Alphabets.
- Feinabstimmung des Abstands zu M: Der genaue Abstand zu M ermöglicht eine differenzierte Einschätzung der Priorität, wodurch auch subtile Unterschiede zwischen den Aufgaben berücksichtigt werden können.
- Gesamte Prioritätenliste: Am Ende entsteht eine Liste von Teilaufgaben, die aufgrund ihrer Platzierung im Alphabet ihre Priorität widerspiegelt. Diese Liste bietet eine klare Struktur für das Team, um die Arbeit zu organisieren und Ressourcen effektiv einzusetzen.
Vergleich mit anderen Priorisierungsmethoden:
Im Vergleich zu anderen gängigen Priorisierungsmethoden bietet das Alphabetische Priorisierungsprinzip einige Vorteile:
- Flexibilität: Im Gegensatz zu numerischen Bewertungen oder festen Kategorien bietet die alphabetische Skala eine flexible und kontextbezogene Methode, die sich leicht an die Bedürfnisse und Anforderungen des Projekts anpassen lässt.
- Einfachheit: Die Verwendung des Alphabets macht die Methode einfach zu verstehen und anzuwenden, ohne komplexe Berechnungen oder umfangreiche Schulungen zu erfordern.
- Ganzheitliche Berücksichtigung: Durch die Platzierung entlang des gesamten Alphabets werden alle Teilaufgaben gleichmäßig berücksichtigt, wodurch ein ausgewogenerer Ansatz zur Priorisierung erreicht wird.
- Intuitivität: Das Konzept der alphabetischen Priorisierung ist intuitiv und leicht nachvollziehbar, was die Akzeptanz und Anwendung im Team erleichtert.
Insgesamt bietet das Alphabetische Priorisierungsprinzip eine einfache, flexible und ganzheitliche Methode zur Priorisierung von Teilaufgaben in einem Projekt, die sich positiv von anderen Methoden abhebt.
